Genomför din organisation uppföljande säkerhetsprövningar? Har ni en plan och en tanke? Behöver ni lite tips? Jag får ofta frågor kring den uppföljande säkerhetsprövningen. Frågorna är främst av praktisk karaktär, såsom hur kan det säkerställas att den uppföljande säkerhetsprövningen påbörjas, verkligen blir av och hur den kan genomföras rent praktiskt.
I denna övergripande text kommer jag först att klargöra syftet med den uppföljande säkerhetsprövningen. Efter det ger jag ett par praktiska tips hur ni kan komma i gång med den och genom detta följa det som regleras i lagen [1]. Till sist kommer jag övergripande resonera kring dialogen med HR och insyn för arbetstagarorganisationer i de utredningar som avser att klargöra om personen fortsatt kan delta i den säkerhetskänsliga verksamheten.
Varför du måste genomföra uppföljande säkerhetsprövningar
Syftet med den uppföljande säkerhetsprövningen är att behålla och fördjupa personkännedomen av personer som deltar i den säkerhetskänsliga verksamheten. För att säkerställa att den uppföljande säkerhetsprövningen påbörjas och faktiskt blir av är min rekommendation att tydliggöra för organisationen att den uppföljande säkerhetsprövningen är reglerad i lag och att den behöver genomföras regelbundet för att säkerställa att det inte finns personer som inte får delta i organisationens säkerhetskänsliga verksamhet.
Så genomför du den uppföljande säkerhetsprövningen
För att komma i gång med arbetet och få kontinuitet med det bokar, förslagsvis, personalansvarig chef in dessa samtal minst en gång per år. Jag tycker att det är ett bra tillfälle att genomföra samtalen i samband med det årliga utvecklingssamtalet. Viktigt att tänka på när själva samtalet ska genomföras är att göra ett tydligt avslut på utvecklingssamtalet innan dess att samtalet för den uppföljande säkerhetsprövningen påbörjas så att det blir tydligt för medarbetaren att det rör sig om två olika samtal och två olika syften.
Det finns flera bra mallar som du enkelt kan leta upp på nätet som ger vägledning i vilka frågor som bör avhandlas vid samtalet, men åtminstone bör medarbetarens livssituation och ekonomi diskuteras.
Hur du bör agera om utredning krävs
Om det under samtalet framkommer information som skulle kunna påverka medarbetarens lämplighet till fortsatt deltagande i den säkerhetskänsliga verksamheten så behöver detta utredas vidare i särskild ordning av säkerhetsorganisationen. Det bör här finnas en färdig process för hur informationen delges säkerhetsorganisationen. Det bör även finnas en färdig process inom säkerhetsorganisationen hur själva utredningen ska gå till.
Under utredningens gång ser jag med fördel, om möjligt, att viss information lämnas till HR då de i tid bör ges möjlighet att förbereda för en eventuell omplaceringsutredning.
Frågan kring om arbetstagarorganisationer bör ges inblick i en pågående utredning kring säkerhetsklass är omdebatterad och det råder delade meningar kring detta. Min uppfattning är att facket, generellt, inte bör få insyn i eller kännedom om dessa utredningar. I Polistidningen finns en artikel från maj 2022, i vilken kan läsas om Polisens särskilda utredare som i sin rapport förkastar idén om att ge facken ökad insyn i anställdas säkerhetsärenden. Det är för riskabelt och kan sätta de fackliga i en ”oerhört svår sits”, enligt utredaren.
En annan invändning mot detta skulle kunna vara att uppgifter i dessa ärenden kan vara mycket känsliga ur ett säkerhetsperspektiv och därför bör hållas inom en snäv krets.
Kämpa på därute! Vårt arbete gör skillnad på riktigt!
[1] Avser lag 3 kap. 3 och 4 §§ säkerhetsskyddslagen (2018:585) och 6 kap. 4, 13 och 14 §§ Säkerhetspolisens föreskrifter (PMFS 2022:1) om säkerhetsskydd.
