Därför behöver din organisation en beredskapsplan

Vet din organisation hur ni ska agera vid kriser, i höjd beredskap eller krig? För att en organisation ska kunna vara verksam vid oförutsägbara händelser och samhällsstörningar behövs en plan. Kanske känner du igen begreppen kontinuitetsplan och beredskapsplan? Det finns stora skillnader mellan dem och våra seniora konsulter inom krisberedskap och totalförsvar reder här ut begreppen och förklarar vad du behöver tänka på.

Vad är skillnaden mellan en kontinuitetsplan och en beredskapsplan?

En kontinuitetsplan är en plan för att hantera risker som identifierats i t.ex. en risk- och sårbarhetsanalys. Planen ska skapa förutsättningar för att viktig verksamhet kan bedrivas utan avbrott, och om avbrott ändå sker ska konsekvenserna bli minimala. Exempel på händelser som kan ge avbrott i en verksamhet är avbrott i elförsörjningen, maskinhaverier, brist på insatsvaror eller nyckelpersonal. Kort sagt mer eller mindre vanliga händelser som inte har sitt ursprung i ett hot från en antagonistisk angripare.

En beredskapsplan däremot är ett vidare begrepp som använts inom många delar av samhället i olika sammanhang, men i dag kanske särskilt inom civil beredskapsplanering. Ordet beredskap, som ungefär betyder ha någonting klart för användning, går förstås även in i kontinuitet, men det kopplas oftare till försvarsområdet. Anders Brännström, senior rådgivare inom krisberedskap och totalförsvar på Basalt säger:

Beredskapsplaner är nödvändiga för att samhällsviktiga aktörer ska vara förberedda och kunna agera på ett optimalt sätt under fredskriser, höjd beredskap och krig. Det är många företag som arbetar med kontinuitetsplaner, men få som kan beredskapsplanering. Det som vi vid Basalt tar fasta på är att planera för civil beredskap, det vill säga att förbereda för såväl fredstida kriser som höjd beredskap och krig.

Varför är det så viktigt att ha beredskapsplan?

Det finns flera anledningar till att ta fram en beredskapsplan. Den ryska invasionen av Ukraina synliggör hur det civila samhället och civilbefolkningen blir mål och instrument i krigföringen. Medvetna attacker mot kärnkraftverk och kulturinstitutioner jämte desinformation och terroriserande bombning innebär mycket högre krav på krisberedskap och civilt försvar än vad vi kunnat föreställa oss i våra mörkaste framtidsscenarier.

Förhoppningsvis kommer vi aldrig dit, men söker man motivation för att arbeta med krisberedskap och civilt försvar finns den inte alltför långt borta, säger Mattias Broman, senior konsult inom krisberedskap och totalförsvar på Basalt.

Det civila samhället som ingår i totalförsvaret behöver veta hur de ska agera, och därmed behövs analys, planering och en plan. 

Vad krävs för att en beredskapsplan ska fungera?

Planen måste utvecklas med stöd av en god planeringsmetod. Det krävs att beredskapsplanen genomförs på alla nivåer inom en organisation, att den ligger till grund för övningar, analyser och spel och att den fortlöpande revideras.

Genom att använda planeringsmodellen ökas kunskapen om den egna organisationen inklusive dess styrkor och svagheter i den specifika situationen. Dessutom ser man vilka aktörer som man behöver samverka ytterligare med. En annan följd av planeringen är att man får underlag för beslut på såväl kort som längre sikt, säger Anders Brännström.

För att få i gång en bra planering krävs att man har gjort en bra analys av uppgiften.

Beredskapsplaneringen behöver utmanas med övningar

När planen är klar är det dags att faktiskt testa att den fungerar. Detta för att lära sig mer om uppgiften och se ytterligare styrkor och svagheter som kan rättas till. Ett bra sätt att driva arbetet vidare är att dessutom låta planen ligga till grund för övningar och utbildning.

Beredskapsplaneringen behöver utmanas med övningar. En övnings mål sätts efter en analys av bland annat vilka krav som ställs på organisationen, dess verksamhet och hur långt man kommit i sin förmågeuppbyggnad. Beroende på syfte kan man välja mellan skrivbordsövningar, motspelsövningar och funktionsövningar. Gemensamt är att man utgår från dagens planering och använder olika scenarier för att analysera styrkor och svagheter i den. En övning måste inte vara prövande för de övade utan kan användas som ett verktyg för att prova alternativ och därigenom utveckla planeringen, säger Mattias Broman.

Påverkas beredskapsplaneringen av ett Natomedlemskap?

Att Sverige under 2023 närmar sig ett medlemskap i Nato förändrar inte arbetet med den civila beredskapsplaneringen. Mattias förklarar:

Ett framtida medlemskap i Nato bedöms inte påverka inriktningen på det arbete som i dag bedrivs inom resiliens och civil beredskap annat än genom tydligare krav på rapportering och uppföljning. De riktlinjer Sverige arbetat med sedan flera år ligger väl i linje med de grundläggande riktlinjer för civil förmåga som Nato utvecklat inom det civila beredskapssamarbetet, bland annat inom energiförsörjning, livsmedels- och dricksvattenförsörjning samt civila kommunikationssystem.

Vad Basalt kan hjälpa till med

Basalt kan dels hjälpa till med analys av vilka förutsättningar och krav med utgångspunkt från totalförsvar som ligger på respektive kund. Vi har genomfört analyser och studier hos aktörer inom såväl privat som offentlig sektor för att reda ut deras unika förutsättningar för civil beredskap. Efter genomförd analys av organisationen bistår vi med hjälp att sätta upp en beredskapsplan anpassad för just er verksamhet.

Jämsides med en detaljerad plan för vilka åtgärder som ska vidtas i det korta tidsperspektivet – oftast budgetåret – behöver varje organisation utveckla en långsiktig plan för åtgärder som är särskilt kostsamma eller tidskrävande.

En sådan plan kan sträcka sig över ett tioårsperspektiv och har förutom sitt huvudsyfte de goda egenskaperna att den visar andra aktörer att ledningen tar beredskapsfrågorna på allvar samt att den gör den årliga budget- och resursplaneringen lättare, avslutar Mattias Broman.

Om din organisation behöver stöttning i er beredskapsplanering för att stärka er förmåga att hantera fredskriser, höjd beredskap och krig så är du varmt välkommen att kontakta oss.